Vorige maand waren we een middag bij elkaar met een groep STAK-bestuurders van familiebedrijven, zowel familieleden als niet-familieleden. Het thema waarover we van gedachten wisselden was: “de eigen – soms lastige – rol van de STAK als eigenaar van het familiebedrijf”.
We konden al vrij snel de formele rol van het STAK-bestuur als eigenaar vaststellen. Je vertegenwoordigt de certificaathouders. En je hebt een aantal formele taken, zoals de jaarrekening vaststellen, dividend vaststellen, bestuur en commissarissen benoemen en bepaalde besluiten goedkeuren. Maar daarnaast kwamen vragen op die iedereen lastiger vond. Hoe actief stel je jezelf op als eigenaar? Wat is je rol op de langere termijn? Hoe definieer je je rol richting het bedrijf en richting de familie? Hoe ga je om met de directie en de Raad van Commissarissen? Hoeveel informatie wil je? Hoe ga je om met werkenden en niet werkenden in de STAK? Hoe functioneer je als STAK als er nog andere (externe) aandeelhouders zijn? Dit zijn vragen die je niet 1-2-3 beantwoordt; vragen die belangrijk zijn, maar waar je even de tijd voor nodig hebt om op te reflecteren.
Het voert te ver om in een blog verslag te doen van de hele bijeenkomst en alle vragen te beantwoorden. Maar een belangrijk onderwerp willen wij graag aansnijden: de relatie tussen de STAK en de Raad van Commissarissen (RvC). Hoe moet die relatie eruitzien, hoe breng je daar het goede evenwicht in? Een paar observaties:
- Waar consensus over bestond was dat de rol van de STAK anders is als er een RvC is. Dan laat je als STAK bepaalde zaken aan de RvC over. Je vertrouwt de RvC in haar rol. Natuurlijk doe je dat niet blind, je laat je wel goed informeren. Want stel dat een RvC niet goed zou functioneren, dan heb je toch de taak als STAK om daar iets mee te doen.
- Waar de meningen over uiteen liepen was de vraag welke informatie je mag vragen als STAK. Mag je bijvoorbeeld de notulen van de RvC-vergadering vragen? Sommigen vonden van wel, anderen waren pertinent tegen. En daar zitten natuurlijk ook zowel voor- als nadelen aan. Of mag je vragen naar de resultaten van de zelfevaluatie van de RvC? In sommige familiebedrijven was de RvC daar heel open over, in andere veel minder.
- Ook een aardige vraag was: “Mag je als STAK aandringen op een zelfevaluatie door de RvC”? De meerderheid van de aanwezigen vond van wel.
Een van de slotconclusies van de bijeenkomst waar iedereen zich in kon vinden, is dat de relatie tussen de STAK en de RvC een ontwikkelproces is dat nooit stopt. Met vallen en opstaan vind je het goede evenwicht. Open communicatie is daarbij cruciaal. De manier waarop verschilt sterk van familiebedrijf tot familiebedrijf. Bij sommige familiebedrijven zit iemand zowel in de STAK als in de RvC. In die dubbelfunctie vindt informatieoverdracht plaats. Sommige familiebedrijven willen dat expliciet niet maar zorgen voor regelmatig overleg tussen de RvC en de STAK of tussen de voorzitters van de RvB, de STAK en de RvC.
Tot slot een mooie best practice van een familiebedrijf waar de STAK en de RvC een ding met elkaar hadden afgesproken: “We verrassen elkaar niet”.
